关于做好2020年档案材料归档工作的通知

各部门、各单位：

为确保2019年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，进一步推动学校档案工作的规范化、制度化，现将2020年档案材料归档工作通知如下：

一、归档范围

各部门、各单位具体根据《济南大学档案归档范围和保管期限表》（附件1）规定的范围进行归档。主要内容如下：

1．2019年1月1日至12月31日，学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成（或积累）的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。

2．往年遗漏的应该归档的材料。

二、归档要求

今年继续实行网上归档，具体要求如下：

1．按照归档范围，收集本部门、本单位形成的档案材料，做到横向到边，纵向到底；重大活动、重要工作要以重大活动档案办法归档。

2．登陆济南大学综合档案管理平台，录入相关内容，符合规定的电子文档同时上传系统。具体操作见《济南大学网上归档基本流程》（附件2）。

3．各部门、各单位按照《2020年各部门、各单位归档时间表》（附件3）及时归档。

4．材料移交归档时需通过系统打印档案移交情况说明、档案移交目录（文书、电子、声像、实物）一式二份，交接双方当面检查、验收、签字。

5. 各部门、各单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核；部门分管领导要发挥领导和协调作用，亲自靠上抓；各部门、各单位档案员要切实履行归档职责，按照归档规范，完成本部门、本单位所形成的全部档案材料，确保档案归档质量。

三、其他

1. 由于疫情原因，今年不再集中召开档案工作会议。

2. 在归档过程中，如有问题请随时与档案馆联系，新上岗档案管理员可根据实际情况提出培训要求。

3．归档业务联系电话：827-67681，联系人：孙海燕、刘海凤、郑冉冉

4．技术指导联系电话：827-67651，联系人：吕文华

附件：

1．济南大学档案归档范围和保管期限表

2. 济南大学网上归档基本流程

3. 2020年各部门、各单位归档时间表

档案馆

 2020年5月28日