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关于做好2020年档案材料归档工作的通知


各部门、各单位:

为确保2019年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档,进一步推动学校档案工作的规范化、制度化,现将2020年档案材料归档工作通知如下:

一、归档范围

各部门、各单位具体根据《济南大学档案归档范围和保管期限表》(附件1)规定的范围进行归档。主要内容如下:

1.2019年1月1日至12月31日,学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成(或积累)的具有保存价值的文件材料,包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。

2.往年遗漏的应该归档的材料。

二、归档要求

今年继续实行网上归档,具体要求如下:

1.按照归档范围,收集本部门、本单位形成的档案材料,做到横向到边,纵向到底重大活动、重要工作要以重大活动档案办法归档

2.登陆济南大学综合档案管理平台,录入相关内容,符合规定的电子文档同时上传系统。具体操作见《济南大学网上归档基本流程》(附件2)。

3.各部门、各单位按照《2020年各部门、各单位归档时间表》(附件3)及时归档。

4.材料移交归档时需通过系统打印档案移交情况说明、档案移交目录(文书、电子、声像、实物)一式二份,交接双方当面检查、验收、签字。

5. 各部门、各单位要高度重视归档工作把归档工作纳入部门年度工作内容纳入工作职责,与其他各项工作同安排、同部署同检查、同考核;部门分管领导要发挥领导和协调作用亲自靠上;各部门、各单位档案员要切实履行归档职责,按照归档规范,完成本部门、本单位形成的全部档案材料确保档案归档质量

三、其他

1. 由于疫情原因,今年不再集中召开档案工作会议。

2. 在归档过程中,如有问题请随时与档案馆联系,新上岗档案管理员可根据实际情况提出培训要求。

3.归档业务联系电话:827-67681,联系人:孙海燕、刘海凤、郑冉冉

4.技术指导联系电话:827-67651,联系人:吕文华

 

附件:

1.济南大学档案归档范围和保管期限表

2. 济南大学网上归档基本流程

3. 2020年各部门、各单位归档时间表

 

档案馆

 2020年5月28

 


附件列表:
附件1.济南大学档案归档范围和保管期限表.docx
附件2.济南大学网上归档基本流程.docx
附件3.2020年各部门各单位归档时间表.xls
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