各部门、各单位：

为确保2022年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，进一步推动学校档案工作的规范化、制度化，现将2023年档案归档工作通知如下：

一、归档范围

各部门、各单位根据《济南大学档案归档范围和保管期限表》（附件1）规定的范围进行归档。主要内容如下：

1.2022年1月1日至12月31日，学校在教学、科研、管理、新冠疫情防控和其他各项工作、活动中形成（或积累）的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料。

2．往年遗漏的应该归档的材料。

二、归档要求

1．各部门、各单位按照归档范围收集本部门、本单位形成的档案材料。收集过程中严把归档材料质量关，做到归档材料质地优良、内容完整、标识齐全、声像清晰、字迹符合归档要求。归档文件必须为原件，复印件原则上不得归档。

2．登陆济南大学档案管理系统，录入相关内容，符合规定的电子文档同时上传系统。具体操作见《济南大学网上归档基本流程及操作视频》（附件2、3、4、5）。

3．各部门、各单位按照《2023年各部门、各单位归档时间表》（附件6）及时归档。

4．材料移交归档时需通过系统打印档案移交情况说明、档案移交目录（文书、电子、声像、实物）一式二份，交接双方当面检查、验收、签字。

5. 各部门、各单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核；部门分管领导要发挥领导和协调作用，亲自靠上抓；各部门、各单位档案员要切实履行归档职责，按照归档规范，完成本部门、本单位所形成的全部档案材料的归档工作，做到“应归尽归，应收尽收”，确保档案归档质量。

三、其他

1. 由于启用新的档案管理系统，操作界面等内容有部分改变，请大家关注校园网通知和QQ济大档案工作群的相关内容，档案馆根据情况进行实时培训工作。

2. 在归档过程中，如有问题请随时与档案馆联系：

归档业务联系方式：827-67681孙老师、刘老师；827-67691郑老师。

技术指导联系方式：827-67651吕老师。

附件：1．济南大学档案归档范围和保管期限表

2. 文书档案网上归档基本流程及操作视频

3. 学籍档案网上归档基本流程及操作视频

4. 声像、实物档案网上归档基本流程

5. 实体财会档案网上归档操作基本流程

6. 2023年各部门、各单位归档时间表

                                档案馆

                                 2023年4月17日