关于做好2019年档案材料归档工作的通知

各部门、各单位：

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《济南大学档案管理办法》（济大校字〔2010〕45号）、《济南大学重大活动档案管理办法》（济大校字〔2017〕129号）等有关规定以及学校档案工作的安排，为确保2018年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，进一步推动学校档案工作的规范化、制度化，现将2019年归档工作通知如下：

一、归档范围

1.2018年1月1日至12月31日，学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成（或积累）的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。

2.往年遗漏的应该归档的材料。

各部门、各单位具体的归档范围详见《济南大学档案归档范围和保管期限表》（附件1）。

二、归档要求

2019年档案归档工作继续实行网上归档，具体归档要求如下：

1.按照归档范围，收集本部门、本单位形成的档案材料，做到横向到边，纵向到底；重大活动、重要工作要以重大活动档案办法归档。档案的整理方法详见《济南大学档案类目划分与标识及档号编制方法》（附件2）、《济南大学档案归档基本业务规范》（附件3）、《济南大学重大活动档案管理办法》（附件5）。

2.登陆济南大学综合档案管理平台，录入相关内容，相应的电子文档（如果没有电子文件，需制作扫描件）同时上传系统。具体操作见《济南大学网上归档基本流程》（附件4）。

3.各部门、各单位一定要加强对归档工作的组织和领导。

（1）各部门、各单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核；部门分管领导要发挥领导和协调作用，亲自靠上抓；各部门、各单位档案员要切实履行归档职责，按照归档规范，完成本部门、本单位所形成的全部档案材料，确保档案归档质量。

（2）各部门、各单位一定要按规定的时间归档。按照规定，各类档案需在6月30日前归档。根据各部门实际，档案馆制定了具体归档时间，详见《2019年各部门、各单位归档时间表》（附件6）。如有特殊情况，请联系档案馆予以调整。档案馆将把是否按时归档作为推选优秀档案工作者的重要条件之一。

（3）材料移交归档时需通过系统打印档案移交情况说明、档案移交目录（文书、电子、声像、实物）一式二份，交接双方当面检查、验收、签字。凡不符合归档规范要求的，待重新修正后再办理移交手续。

三、其他

1.在归档过程中，请随时与档案馆联系，档案馆提供业务咨询和技术指导。

2.新上岗的档案员，请到档案馆进行业务培训。

联系电话：827-67681，827-67651。

联 系 人：毛丽华、吕文华、刘海凤、郑冉冉。

附件：

    1．济南大学档案归档范围和保管期限表

    2. 济南大学档案类目划分与标识及档号编制方法

    3．济南大学档案归档基本业务规范

    4. 济南大学网上归档基本流程

    5. 济南大学重大活动档案管理办法

    6. 2019年各部门、各单位归档时间表

档案馆

 2019年3月12日