济南大学全宗卷规范（试行）

2016年10月

1  范围

1.1  济南大学全宗卷是由在管理济南大学全宗档案过程中形成的，用以记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

1.2  本规范规定了济南大学全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。

2  规范性引用文件

GB/T 9705-2008  文书档案案卷格式

GB/T 13967-2008 全宗单

DA/T 12-2012  全宗卷规范

DA/T 14-2012  全宗指南编制规范

DA/T 18-1999  档案著录规则

DA/T 1-2000   档案工作基本术语

DA/T 22-2015  归档文件整理规则

教办〔1993〕429号  高等学校档案实体分类法

3  全宗卷编制原则

3.1  档案馆以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。

3.2  全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。

3.3  全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

4  全宗卷的内容构成

4.1  全宗综合类(ZH)：全宗卷制度（规范），全宗指南（全宗介绍）、档案管理制度汇编等说明全宗背景和档案状况的文件材料。

4.2  档案收集类(SJ)：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。

4.3  档案整理类(ZL)：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，归档整理工作规范，整理工作方案、说明和小结等。

4.4  信息技术类(XX)：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明，档案数据备份情况等。

4.5  档案鉴定类(JD)：档案保管期限、档案开放、档案分级、档案销毁、珍贵档案考证等鉴定工作制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。

4.6  档案保管类(BG)：档案保管工作制度，案卷入库交接文据及相关目录，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。

4.7  档案统计类(TJ)：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。

4.8  档案利用类(LY)：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案查阅、借阅和咨询记录等。

4.9  档案编研类(BY)：档案编研工作制度、规范，档案编研与出版情况等。

5  全宗卷的整理

5.1  文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。

5.2  文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料，按本规范第4章“全宗卷的内容构成”进行分类。

5.3  文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。

5.4  文件材料编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。

5.4.1  全宗号：文件材料所属全宗的编号或标识，济南大学全宗标识为“JD”。

5.4.2  全宗卷号：全宗卷的编号或标识，以“全宗”汉语拼音的第一个字母标识，即“QZ”。

5.4.3  类号：类目的编号或标识。一级类目的标识，按照4.1～4.9条采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母，如“ZH”即“ZongHe ”（全宗综合）的简称。

在一级类目下设置相关二级类目。二级类目的标识，采用双位制，如每一类第一项为11，其余依此类推为12,13，……（不使用带“0”的数字）。济南大学全宗卷类目设置及排列顺序详见附表。

5.4.4  件号：文件材料在相关类目中的流水排列序号。

编号举例：JD-QZZH11-1（济南大学全宗，全宗卷综合类，全宗卷制度，第1件）

5.5  编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。

5.6  文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。

5.7  编制全宗卷盒号。全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。

6  全宗卷的管理

6.1  在建立多个全宗卷的情况下，宜将全部馆藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。

6.2  在全宗单一的情况下，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。

7  卷盒及目录格式

7.1　全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。封面与脊背分别设置“全宗号”“全宗名称”“盒号”等项目。（卷盒式样参DA/T 12《全宗卷规范》图A.1）

7.2  全宗卷文件目录采用A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、表格形式，设置“类目名称”“件号”“责任者”“题名”“日期”“备注”等项目。（目录式样参DA/T 12《全宗卷规范》图A.2）

附表：

济南大学全宗卷类目设置及排列顺序表