济南大学档案归档基本业务规范（试行）

为加强济南大学档案业务建设，规范归档整理业务操作，提高档案管理质量和水平，做到门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效，根据《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）等法规标准，结合学校实际，制定本规范。

一、归档范围

学校在教学、科研、管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。

1.济南大学应归档的材料包括：党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会及声像、实物等十二大类的材料及其相应的电子文档。

2．归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、光盘等各种载体形式。

二、归档整理原则

归档整理是指将应归档的文件材料以件（或卷）为单位进行分类、组件、组卷、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。归档整理应遵循以下原则：

1.遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系。

2.区分不同价值，便于保管和利用。

3.符合文档一体化要求，便于计算机管理和计算机辅助管理。

4.保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

三、归档材料的质量要求

1.内容真实，齐全完整。

2.页面整洁，图文清晰。

3.规格统一，手续完备。

4.书写和制作材料符合规定。

四、保管期限划分

根据学校工作和为国家积累历史文化财富的需要，按照文件材料的保存价值，济南大学档案保管期限分为永久和长期两种，长期为30年。

1．永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌、对学校发展、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。

2．长期：凡是反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。

五、归档材料的分类方法和档号编制原则

档案分类按照“年度—问题—保管期限”三级分类法进行分类。同一全宗应保持分类方案稳定。不同年度、问题、保管期限的文件原则上不能混合，应分别进行整理。

档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则，作用是确定归档文件在全宗中的位置，为查找利用时档案实体存取提供条件。

六、归档时间和档案移交

（一）归档时间

1.党群、行政类档案：次年六月底前归档。

2.教学类档案：次年六月底前归档。

3.基建类档案：次年六月底前归档。其中基建项目档案应在通过竣工验收后两个月内归档。

4.科研类档案：次年六月底前归档。其中科研项目档案应在通过鉴定验收后两个月内交由科研部门整理后统一归档。

5.仪器设备档案：次年六月底前归档。其中仪器设备项目档案应在开箱验收后两周内整理归档。

6.产品、外事、财会、出版物类档案：次年六月底前归档。其中会计凭证、帐簿在会计年度结束后，暂由会计部门保管一年，期满后次年六月底前归档。

7.声像档案：照片、录音带、录像带等载体形成后，次年六月底前归档。

8.实物档案：原则应于次年六月底前归档，但视情况也可随时整理归档。

9.其他：应归档的文件材料按有关规定整理归档，任何部门和个人不得擅自保存或销毁。

（二）档案移交

档案移交必须履行相关手续。各部门、各单位归档文件材料整理完毕后，应及时向档案馆移交。双方应根据移交目录及卷内目录等，逐件、逐页清点核对。经核对无误后，填写《济南大学档案移交登记表》，交接双方经办人、负责人在移交目录上签字（盖章），交接目录一式两份，双方各保存一份。

七、文件材料归档整理方法

随着信息技术的发展，传统以“卷”为单位的档案整理方法已经越来越难以适应现代档案工作的需要。国家档案局发布的《归档文件整理规则》规定，归档文件以“件”单位进行整理。结合高等学校档案工作实际，济南大学档案采用“件”与“卷”相结合的方式。具体方法如下：

（一）将归档材料以“件”为整理单位的归档方法

1.以“件”为整理单位归档的材料

学校党委、行政制发的文件以及党委、行政办公会议纪要、记录和上级部门下发的文件，会计报表、账簿、凭证、工资清册，声像与实物档案等，均以“件”为整理单位归档。其中：学校党委制发的济大党字、济大党办字、党委常委会会议纪要、党委常委会会议记录称为党文（DW）；学校行政制发的济大校字、济大校办字、校长办公会议纪要、校长办公会记录称为校文（XW）；上级机关下发的需归档文件称为上级来文（SJ）；财会类文件称为财会（CK）；声像类文件称为声像（SX）;实物类档案称为实物（SW）。

2.以“件”为单位整理档案的一般要求

（1）归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件，文件正本与定稿为一件，原件与复制件为一件，正本与翻译本为一件，中文本与外文本为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件；会计报表、账簿、凭证、工资清册等，视具体情况装订成一册为一件；声像档案中每张照片为一件，每个活动的录像资料为一件，每个活动的讲话录音为一件；实物档案中每件实物为一件。

（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）要独立成件，但来文与复文要互相注明参见号，以方便查找。对电话批复、口头批复未形成文字，或未批复、但实际上已办理、既成事实的，此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。

3.以“件”为整理单位归档的排列方法

按事由具有的共同属性分别集中排列，即按责任者或承办部门分别集中排列。党文按照党字文件、党办字文件、党委常委会会议纪要、党委常委会会议记录的大顺序和文号进行排列；校文按照校字文件、校办字文件、校长办公会会议纪要、校长办公会会议记录的大顺序和文号进行排列；上级机关文件按照发文机关、发文时间进行排列；会计类按照CK12（13/14/15）和保管期限进行排列；声像和实物类按照三级类目顺序和保管期限排列。

4.以“件”为整理单位归档的档号编制方法

档号的结构为：全宗号+年度号+分类号+保管期限+件号。

各类档案的档号结构详见《济南大学档案类目划分与标识及档号编制方法》。

5.对归档文件进行编目

（1）归档文件应根据档号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、期限、页数、备注等项目。

（2）归档文件目录表格采用A4幅面，横向设置。

（3）归档文件目录除保存电子版本外，按照保管期限、机构或问题打印装订成册，目录封面设全宗名称、年度、保管期限、机构或问题等项目。

6.纸质归档文件的修整、装订、编页、盖章和装盒

（1）修整。对破损文件进行修复，对字迹模糊文件进行复制，去除文件上易锈蚀金属物，对过大纸张进行折叠。

（2）装订。归档文件一般以件为单位装订，装订材料使用不锈钢订书钉或棉线。

（3）编页。归档文件一般以件为单位编页。页码逐页编制，分别标注在文件正面右下角，或左下角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

（4）盖章。归档章项目有全宗号、年度、件号、机构或问题、保管期限、页数。归档章加盖在公文首页右上角空白处，不要压住文件字迹。

（5）装盒。将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒背脊及备考表。档案盒设计应符合《归档文件整理规则》，由档案馆统一定制。档案盒背脊位置应设置归档文件档号，档号按盒内文件排列顺序依次标注。不同保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。备考表包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，放置于盒内文件之后。装盒由档案馆统一负责。

（二）将归档文件以“卷”为整理单位的归档方法

1.以“卷”为整理单位归档的材料

除了前述所列以“件”为单位整理的档案外，学校其他各类材料均以“卷”的形式整理，包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会文书等各类的材料。

2.以“卷”为整理单位归档的组卷方法

（1）以问题特征为主，原则上采用一个问题形成的材料一卷或多卷的方法组合案卷。即应视文件材料的多少进行。当同一问题的文件较多时，可酌情适当分卷，组成数卷；问题单一、文件数量少者可组薄卷，严禁跨类组卷。卷内问题力求简单，尽量不组综合卷。

（2）同一年度、同一问题、同一保管期限的文件材料归入同一个卷内。对于计划、规划、总结、统计报表等内容涉及不同年度的材料，按材料的落款日期，判定所属年度；跨两个年度的会议形成的文件材料，统一放在开幕年；跨两个年度处理的案件形成的文件材料，统一放在结案年；毕业生学籍档案放在毕业年度；项目的材料不论过程长短，均放在审结、购置、竣工年度。

（3）不同保管期限的文件材料应分别组卷，案卷顺序要按永久、长期先后排列。

（4）专题性、成套性档案可按专题、项目分阶段、结构、部件等分别组卷。

（5）案卷厚薄适宜，用纸幅面以A4型为标准。不同尺寸的材料折叠为统一A4幅面。卷内文件一般不应超过50个自然页，即50张A4型纸。

3.以“卷”为整理单位归档的档号编制方法

档号的结构为：全宗号+年度号+分类号+保管期限+卷号

各类档案的档号结构详见《济南大学档案类目划分与标识及档号编制方法》。

4.“卷”内文件排列方法

(1)卷内文件排列一般应文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体文字材料按有关规定整理。

（2）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（3）文件排列要层次清楚，有一定的规律性和连续性。

5.卷内文件页号的编写方法

页号是指卷内所有文件页数的顺序编号。卷内文件按顺序排列后，均应依次在有图文的页面、非装订线一侧下角，使用铅笔以阿拉伯数字编写页号。卷内目录和空白页面、备考表不编页号。编写页号时，不能出现重号、漏号现象。

6.卷内文件目录编制方法

每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，包括：

(1)序号：卷内文件排列的顺序号。从“1”开始按文件排列顺序流水编排，每件文件一个号。

(2)文号：文件的发文字号。发文字号包括发文机关代字、年度（以六角括号“〔〕”括入）、顺序号，要填写齐全，不得简化。如济大党字〔2015〕10号。没有文号的，不用标识。

(3)责任者：文件的发文机关或署名者。填写文号对应的责任者。责任者两个及以上的，应填写一个主要的；没有责任者的，要考证清楚，及时补齐。

(4)标题：文件标题，一般应照文件抄录，不得随意更改和简化。无标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“[]”。发言稿、文稿应注明责任人并冠其相应的职务。

(5)日期：文件的形成时间。以国际标准日期表示法标注年月日，如20150331。如果卷内目录设置“起止日期”，则起止日期按上下两行排列，前后不使用“-”符号连接。没有日期的文件，要考证清楚，及时补齐。

(6)页号：文件在卷内位置所在的页号。应填写每件文件第一页上的页号，卷内最后一件文件要填写起止页号，用“-”符号连接。

卷内目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。卷内目录的格式，由档案馆统一设置。

卷内目录项目要填写齐全、准确，打印整洁。卷内目录在装订时应放在卷内第一件文件（即页号“1”）前面。

7.案卷封面填写方法

案卷封面包括案卷题名、卷内文件起止日期、件数、页数、保管期限、案卷档号。

（1）拟写案卷题名:案卷题名应简明确切、结构完整，体式统一。一般采用段落式标法，由主要责任者、问题、名称（文种）三要素构成，文尾不加句号。部分案卷题名可以是项目的名称代号及其阶段、部件、组件的代号或名称。一般不超过50个字。体现年度的数字采用阿拉伯数字书写。责任者应当填写全称或规范化简称，如“党委组织部”“教务处”“资产管理处”等。

（2）填写封面项目:在学校名称与案卷题名之间，应按一级类目填写或打印档案类别，即“党群类”“行政类”“教学类”等字样。

“起止日期”项，以阿拉伯数字标注；“件数”项，以阿拉伯数字标注卷内文件的总件数；“页数”项，以阿拉伯数字标注卷内文件的总页号；“保管期限”项，根据案卷的保管期限标注永久、长期；“案卷档号”项，一卷一号逐卷标注。

案卷号的排列应在分类方案的最低一级类目下按永久、长期的先后顺序排列。封面项目应填写齐全、准确，体式统一，打印整洁。

（3）案卷封皮制作:采用150克无酸牛皮纸，外形尺寸为300㎜×215㎜，封皮采用平面设计，右边带活舌。案卷封皮由档案馆统一定制。

8.备考表填写方法

卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，应如实填写在备考表内，并且由立卷人、审核人签署姓名、日期。立卷人是组成本卷的责任者，通常为部门档案管理员；审核人是对案卷质量进行审核的责任者，通常为部门分管档案的领导。备考表用纸幅面采用A4型。

9.案卷装订

案卷装订由档案馆统一负责。

（1）拆除文件上的金属物:装订前要拆除卷内文件上的金属物及其他多余原装订材料。

（2）修补、托裱破损文件:对污染、破损的文件要进行必要的去污、修补或托裱。字迹稍模糊或易褪变的文件材料应予复制并与原件放在一起(包括用传真纸和压敏感应纸的文件)。

（3）整理不规范的纸张:卷内文件的左边与底边应与封面的左边与底边取齐，文件不能露出封面；文件的页面尺寸不应大于A4型纸的尺寸，页面尺寸较大的文件应按A4型纸的尺寸进行折叠或剪切；文件左边预留的装订宽度不能少于15㎜，若左边装订宽度过窄，必须加大装订宽度后再予装订。

（4）采用“三点一线”法装订:装订的位置应在案卷左边，三装订孔距离左卷边约10㎜，上下装订孔距封面(卷皮)上下两边各约30㎜。最后用纯棉线绳扎牢。装订后的案卷应牢固、整齐、美观，不漏页。

10.案卷装盒

案卷装盒由档案馆统一负责。原则上同一年度、同一问题、同一保管期限的案卷放在同一档案盒内；案卷档号应按盒内案卷排列顺序依次标注。

11.编制案卷目录

按照分类方案和案卷的排列顺序，逐卷抄录。项目抄录应齐全、完整、规范。案卷目录应打印装订。

12.组合全引目录

案卷目录在前，卷内目录在后，按门类组合成册，每册厚度适中。组合的全引目录应接上一年度的全引目录排列顺序，有一定的规律性，不能随意改动。

七、档案验收与入库交接

（一）档案入库验收

年度归档整理结束后，档案馆有关业务部室应及时将所有档案及目录交由馆藏管理部室验收入库。验收内容包括：

1.质量检查:按照档案业务规范的要求和规定，检查组件或组卷是否合理，案卷封面、归档文件目录或卷内目录、备考表填写是否规范，案卷及卷（件）内文件排列、整理是否符合要求，案卷标题是否简明、准确等。对不符合规范要求的案卷应提出整改意见，并督促按时完成。

2.数量检查:看归档文件或案卷总数与移交目录是否相符。

（二）档案入库交接

经验收无误后，填写《案卷入库交接表》，载明归档文件数量、案卷数量、移交时间等内容，交接双方经办人、业务主管应在入库交接表上签章，交接表一式三份，双方各保存一份，另一份入全宗卷。

本规范未尽事宜，参阅《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》《归档文件整理规则》或由档案馆负责解释。