关于“档案”一词，明朝以前还未见到，历代对档案的称谓也不尽相同。如商代称“册”、周代称“中”、秦代称“典籍”、汉魏以后称“文书”、“文案”、“案牍”、“簿书”等。根据现有史料，“档案”一词，最早见于清代康熙十九年（1680年）的《起居注》。“档”字，《康熙字典》解释为“横木框档”，就是木架框格的意思；“案”字，《说文解字》解释为“几属”，就是像小桌子一类的东西。由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并统称收存的官方文件为“案”或“案卷”。“档”和“案”二字连用，就是存入档架的案卷。自此，三百多年，“档案”一词就一直延续使用至今，成为一个科学概念，它的定义仍是原义的深化和发展。

 另据清代杨宾《柳边纪略》（康熙四十六年、1707年）载：“边外文字多书于木，往来传递曰牌子，经削木片若牌故也，存贮年久者曰档案......”。这是我国目前发现有记述档案名称来历较早的古籍。我国档案界的专家，学者在讲述什么是档案，档案名称的来历时，多数都引用杨宾的《柳边纪略》中的这段话。